1) Déclaration de respect de la vie privée
La présente politique est d’application au site internet du Département de médecine générale de l’Université de Rouen, situé au 1 rue Thomas Becket, 76821 Mont-Saint-Aignan cedex et joignable par téléphone au 02 35 14 84 46.
Nous nous engageons à respecter la vie privée des personnes que nous rencontrons dans le cadre de nos activités. Les “Données Personnelles” sont les informations qui identifient ou se rapportent à vous. Les données personnelles incluent, par exemple (et sans s’y limiter), votre nom, vos adresses privées et professionnelles, numéro de téléphone, adresse email, certaines données concernant vos activités professionnelles, certaines données sur vos activités sur notre site web, et d’autres informations que vous nous communiquez.
Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » - Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.
2) Les données personnelles que nous collectons
Nous collectons les données suivantes :
- Identification générale et informations de contact : votre nom, adresse, e-mail et téléphone, genre, date et lieu de naissance; parcours éducationnel et formation, dossiers d’activité, photos, parcours professionnel, capacités et expérience, licences et affiliations professionnelles.
- Numéros d’identification émis par les autorités ou agences gouvernementales, dont votre numéro en qualité d’étudiant ou de médecin.
- Informations nous permettant de fournir des produits et services, dont la ou les fonctions que vous exercez dans l’enseignement.
- Votre adresse email si vous vous abonnez à notre newsletter “le fil rouge”.
- Le site enregistre les données de fréquentation du site internet à l'aide de l'outils Google Analytics.
3) Comment nous utilisons les données personnelles
Nous collectons et utilisons uniquement les données à caractère personnel fournies à des fins spécifiques. Ces données ne sont jamais utilisées à d’autres fins.
Nous utilisons ces données personnelles pour :
- Communiquer avec vous et d’autres dans le cadre de nos activités
- Permettre des échanges entre les personnes qui sont responsables de l’enseignement
- Vous envoyer des informations en ce qui concerne les changements relatifs à nos politiques, nos termes et conditions, à nos outils internet et autres informations administratives
- Vous fournir des informations en lien avec votre activité et conformément aux préférences que vous avez exprimées
- Vous permettre de participer activement à nos activités, en ce compris les discussions, séminaires, rendez-vous et autres événements et gérer ces activités.
- Gérer nos infrastructures et activités, nous conformer aux procédures et politiques internes, en ce compris celles relatives à la comptabilité, les systèmes IT, la gestion des données, des documents et impressions, de nos sites internet, etc
- Résoudre les réclamations et gérer les demandes d’accès ou de correction des données
- Se conformer aux lois et obligations réglementaires applicables
4) Qui a accès aux données à caractère personnel
Seulement les personnes autorisées ont accès aux données à caractère personnel. L’administrateur général du site a accès à la totalité des données, tous les autres intervenants (secrétariat, enseignants, etc.) ont seulement accès aux données nécessaires pour accomplir leur mission.
5) Enregistrement des données et mesures de sécurité
Les données utilisées par le site internet sont enregistrées dans la base de données de notre serveur web, hébergé par la société Digital Ocean.
Si vous vous abonnez à notre newsletter, nous enregistrerons votre adresse email dans l’outil Mailchimp, notre outil de gestion de liste de diffusion.
Nous prenons les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables.
- Les comptes utilisateurs sont protégés par des mots de passe d’une complexité suffisante et les mots de passe sont chiffrés dans la base de données.
- Des profils distincts sont créés selon les besoins des utilisateurs.
- Nous avons mis en place une procédure de sauvegarde et de récupération des données en cas d’incident
Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité de vos données à caractère personnel pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.
6) Conservation des données à caractère personnel
Nous prenons les mesures raisonnables pour s’assurer que les données à caractère personnel que nous traitons sont fiables pour l’utilisation visée, et aussi précises et complètes que nécessaires, pour mener à bien les objectifs décrits dans cette Déclaration.
Vous acceptez que nous conservions vos données tant que celles-ci sont utiles à la fonction ou aux fonctions que vous exercez dans l’université, et ce au moins 15 ans après la fin de de vos études.
7) Vos droits en tant que personne concernée
En tant que partie intéressée, vous avez toujours le droit d’être au courant des données que nous collectons à votre sujet. Vous avez le droit de les consulter, de les corriger ou de les faire supprimer.
Le site internet permet la modification de vos données personnelles principales après identification.
Toute autre question concernant le traitement de vos données personnelles et les demandes de correction, de complément ou de suppression peuvent être envoyées, accompagnées d’une motivation, à notre déléguée à la protection des données : dpo@univ-rouen.fr, et au Directeur du DMG de Rouen, joignable par email à l’adresse secretariat.medecine-generale@univ-rouen.fr
Si vous avez donné votre permission pour l’utilisation de vos données, vous pouvez à tout moment la retirer. Si nous vous envoyons un bulletin d’information avec votre autorisation, nous fournirons toujours une fonction conviviale pour vous désinscrire.
8) Modifications à ces règles
Nous mettons régulièrement cette déclaration à jour afin qu’elle reflète correctement nos intentions et notre méthode de travail, qui est sans cesse adaptée à la réglementation. Nous vous conseillons de régulièrement relire ce texte si vous visitez notre site web ou si vous faites usage de nos services en ligne.
9) Qui contacter en ce qui concerne vos données personnelles
Si vous avez des questions relatives aux données personnelles, adressez-vous à notre délégué à la protection des données, Jean-Loup Hermil, dont la tâche principale est de garantir le respect de vos droits. Vous pouvez le joindre à l’adresse e-mail suivante : secretariat.medecine-generale@univ-rouen.fr
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